Většina z tisíců příspěvkových organizací u nás bude do dvou let muset vést spisovou službu v elektronické formě. Ukládá jim to zákon, který roku 2021 schválila Poslanecká sněmovna. A i když se termín povinného zavedení během let pravidelně novelizuje a odkládá, vypadá to, že relativně brzy se povinná digitalizace dotkne i subjektů, které si doposud vystačily s papírovou administrativou. Počátek roku 2027 je tak v tuto chvíli rozhodujícím datem, od kterého to už zkrátka ve většině příspěvkovek papírově nepůjde.

„Potřeba výkonu spisové služby vychází ze základních zásad úřadování. V jejich rámci vznikají různé dokumenty, o nichž je třeba mít přehled. Primární vedení spisové služby se soustředilo zejména na evidenci přijaté a odeslané pošty, aby tak vznikaly důkazy o tom, kdy, od koho a v jaké věci dokumenty přišly, a kdy, komu, v jaké věci a jak byly odeslány,“ vysvětluje Tomáš Lechner z katedry práva Národohospodářské fakulty Vysoké školy ekonomické v Praze na webu Deníku veřejné správy. Povinnost vést elektronickou spisovou službu (ESS) se dotýká většiny příspěvkových organizací, ať už jde o ty zřizované státem, kraji, městy či obcemi. Zákon také nařizuje, aby systém elektronické spisové služby měl příslušnou atestaci. „Jde o jakýsi průkaz kvality, který znamená, že daný nástroj splňuje všechny zákonné povinnosti, vyhlášku i národní standard,“ doplňuje Tomáš Lechner s tím, že výjimku z používání atestovaných systémů mají obce, které vykonávají přenesenou působnost pouze v základním rozsahu. Součástí výjimky jsou organizační složky těchto obcí, těmito obcemi zřizované právnické osoby a dále školy a školská zařízení. V praxi tak jde zejména o ty základní. Výjimku mají mateřské školy, které elektronickou spisovou službu vést nemusí.

Vedle elektronické spisové služby je pro příspěvkové organizace výhodné zaměřit se i na digitalizaci účetnictví, protože když daná organizace povede elektronickou spisovou službu, je velmi vhodné, aby digitalizace byla komplexní. Stranou ovšem nestojí ani ti, kteří jsou z povinnosti vyjmuti. „Pro organizace, které elektronickou spisovou službu zavádět nemusí, je digitalizace účetnictví přirozeným a logickým krokem dopředu, protože bez papíru je to pro všechny strany úspora,“ říká Bohuslava Kutnerová, která se zabývá digitalizací účetnictví a příspěvkovým organizacím v procesu digitalizace pomáhá. „Digitalizované účetnictví umožňuje například schvalování výdajů odkudkoli, třeba z mobilního zařízení nebo počítače, a není nutné si pokaždé fyzicky vytáhnout šanon k podpisu smluvního dokumentu,“ upřesňuje jednu z výhod.

Většinou jde o zbytečné obavy

Drtivá většina menších příspěvkových organizací si podle zkušeností Bohuslavy Kutnerové stále vede veškerou administrativu na papíře, postupně se ale situace mění. Podle ní je třeba vyvrátit některé všeobecně rozšířené omyly. „Někdy zřizovatele těchto institucí odrazuje představa, že jde o něco časově náročného, co bude vyžadovat hodně času, peněz a odborně vyškolených lidí. Často se také obávají, že pro zodpovědné pracovníky bude přeškolení na nové systémy příliš náročné,“ upozorňuje na jednu z nejčastějších mylných představ odbornice na digitální účetnictví. Obtížnost ovládání nově zaváděného softwaru je přitom podle ní na úrovni programů, které účetní běžně užívají už dnes, a celý přechod na digitální účetnictví nezabere více než měsíc.